Contabilitate obligatorie pentru SRL în 2026: partidă dublă, CECCAR și situații financiare până pe 31 mai

Luni 12 octombrie 2026, un SRL nou nu așteaptă prima factură ca să aibă contabilitate. Legea contabilității nr. 82/1991, art. 1 alin. (1), pune obligația pe societate din momentul în care există. Art. 5 alin. (1) cere partidă dublă și situații financiare anuale. Ghidul de după înființare spune ce deschizi la ANAF și la bancă. Comparația PFA sau SRL amintește că PFA-ul poate sta pe partidă simplă. Niciunul nu răspunde cine conduce evidența, ce amendă ia o încasare neînregistrată și până când depui bilanțul.

Cele cinci căutări ale acestui URL, pe care articolele existente nu le au ca subiect: (1) contabilitatea este obligatorie la SRL în 2026, în partidă dublă, inclusiv fără încasări, (2) cine o ține — administrator, angajat cu studii economice superioare sau contract cu un membru CECCAR, (3) amenda pentru operațiuni neînregistrate, 2.000–20.000 lei, (4) cât păstrezi documentele, 10 ani, și statele de salarii, 50 de ani, (5) situațiile financiare anuale ale unui SRL, termenul de 31 mai și depunerea electronică. Nu este un ghid de impozit micro sau pe profit și nu este un ghid de factură.

Art. 1 alin. (1) din Legea nr. 82/1991 obligă societățile să organizeze și să conducă contabilitatea financiară. Un SRL înființat luni 12 octombrie 2026 intră în această categorie în ziua înregistrării, nu în luna în care emite prima factură. Art. 5 alin. (1) adaugă regula de sistem: persoanele de la art. 1 alin. (1)–(4) conduc contabilitatea în partidă dublă și întocmesc situații financiare anuale. Partida simplă este pentru categoriile pe care le stabilește ministrul finanțelor, nu pentru un SRL. La art. 1 alin. (5), persoana fizică cu venituri în sistem real poate ține evidența pe partidă simplă sau, la opțiune, pe partidă dublă. Diferența față de PFA este exact aceasta și stă dezvoltată în ghidul PFA sau SRL.

Art. 6 alin. (1) spune că orice operațiune economico-financiară se consemnează în momentul efectuării ei într-un document care devine document justificativ. Lipsa de activitate nu șterge obligația de organizare. O lună fără facturi tot trebuie să aibă evidența deschisă, ca să poți demonstra că nu ai avut operațiuni, nu că le-ai omis. Reglementările contabile aplicabile societăților sunt cele aprobate prin OMFP nr. 1.802/2014. Acest articol nu reia planul de conturi. Spune doar că registrul-jurnal și documentul justificativ nu sunt opționale pentru că firma este „mică” sau pentru că ești pe micro 1%.

Exercițiul financiar coincide, de regulă, cu anul calendaristic, iar durata lui este de 12 luni (art. 27 alin. (1) și (2)). Un SRL care nu exista înainte de 12 octombrie 2026 nu are ce raporta pentru ianuarie–septembrie. Prima raportare anuală acoperă perioada de la înființare până la 31 decembrie 2026, dacă rămâi pe anul calendaristic. Poți opta pentru un exercițiu diferit de anul calendaristic, art. 27 alin. (3) și (5), caz în care termenul nu mai este 31 mai, ci 150 de zile calendaristice de la încheierea acelui exercițiu (art. 36 alin. (1^2)). Alegerea se notifică; nu o presupune nimeni din oficiu.

Art. 10 alin. (1) pune răspunderea pentru organizarea și conducerea contabilității pe administrator sau pe persoana care gestionează entitatea. „Organizează” nu înseamnă că administratorul completează el registrul-jurnal. Alin. (2) spune că evidența se ține, de regulă, în compartimente conduse de directorul economic, de contabilul-șef sau de altă persoană împuternicită. Aceste persoane trebuie să aibă studii economice superioare și să fie angajate potrivit legii, cu atribuții de conducere a contabilității. Alin. (4^1), care permite persoanei fizice să își conducă singură evidența, se referă la art. 1 alin. (5), nu la un SRL.

Calea folosită de aproape toate SRL-urile noi este alin. (3): contract de prestări de servicii cu persoane fizice sau juridice autorizate, membre ale Corpului Experților Contabili și Contabililor Autorizați din România (CECCAR). Expertul contabil și contabilul autorizat sunt amândoi în această categorie, dacă sunt în tabloul membrilor. Un prieten „bun la Excel” care nu este membru CECCAR și nu este angajat cu studii economice superioare pe funcția de la alin. (2) nu închide obligația. Verifici calitatea în tabloul public al CECCAR înainte să semnezi, nu după primul control.

Răspunderea se împarte, nu dispare. Alin. (4): dacă evidența este condusă pe contract, răspunderea pentru conducerea contabilității revine prestatorului, potrivit legii și contractului. Administratorul rămâne cu alin. (1): el alege prestatorul, îi dă documentele la timp și semnează situațiile în calitate de administrator. Contractul de mandat al administratorului, descris în ghidul de remunerare, stabilește cum ești plătit pentru administrare. Nu ține loc de contract de contabilitate și nu te face contabil-șef. Un mandat gratuit sau remunerat la salariul minim pentru condiția de micro nu este nici angajarea de la art. 10 alin. (2).

Art. 41 pct. 1 tratează ca și contravenție deținerea de active sau datorii și efectuarea de operațiuni economico-financiare fără înregistrare în contabilitate. Art. 42 alin. (1) lit. a), în forma dată prin OUG nr. 115/2023 (Monitorul Oficial nr. 1139 din 15 decembrie 2023), sancționează pct. 1 cu amendă de la 2.000 lei la 20.000 lei. Nu este 2.000 lei pe document și nu este dobânda de 0,02% pe zi din Codul de procedură fiscală. Este o amendă contravențională, în interiorul intervalului, suportată de persoanele vinovate (art. 42 alin. (6)). O încasare în cont sau o plată din casierie care nu ajunge în evidență intră la pct. 1 chiar dacă „urma să o treci luna viitoare”.

Art. 41 pct. 2 lit. c) este fapta separată: neîntocmirea și nefolosirea documentelor justificative, neînregistrarea în perioada la care se referă, nepăstrarea, nearhivarea și nereconstituirea celor pierdute. Împreună cu lit. b) (registrele), art. 42 alin. (1) lit. c) pune aceeași bandă, 2.000–20.000 lei. Ghidul de emitere a facturii folosește lit. c) pentru factura lipsă ca document justificativ. Aici subiectul este organizarea evidenței, nu termenul de 15 ale lunii. Inventarierea sărită este lit. d), cu amendă de la 3.000 lei la 20.000 lei (art. 42 alin. (1) lit. d)). Nu aduna benzile ca și cum fiecare factură ar genera automat plafonul de sus.

Depunerea întârziată a situațiilor financiare anuale este art. 41 pct. 2 lit. e), cu trepte în zile lucrătoare, nu calendaristice (art. 42 alin. (1) lit. e)): de la 300 lei la 1.000 lei dacă întârzierea este între 1 și 15 zile lucrătoare; de la 1.000 lei la 3.000 lei între 16 și 30 de zile lucrătoare; de la 1.500 lei la 4.500 lei peste 30 de zile lucrătoare. Întocmirea și semnarea, în aceeași literă, au o bandă separată, 2.000–3.000 lei. Exemplu la 12 octombrie 2026: 20 de zile lucrătoare de întârziere cad în a doua treaptă, deci amenda stă între 1.000 și 3.000 lei, nu se calculează 20 × o sumă pe zi. La 12 octombrie 2026 nu am găsit un act ulterior OUG nr. 115/2023 care să mute aceste plafoane. Dacă Monitorul Oficial publică unul, prevalează textul nou.

Art. 25 alin. (1) păstrează registrele de contabilitate obligatorii și documentele justificative 10 ani, de la data încheierii exercițiului financiar în care au fost întocmite. Statele de salarii se păstrează 50 de ani. Un document emis în decembrie 2026, într-un exercițiu care se încheie la 31 decembrie 2026, își începe cei 10 ani la încheierea acelui exercițiu, nu în ziua facturii. Alin. (2) permite ministrului să stabilească, motivat, registre și documente care se păstrează 5 ani. Nu trata 5 ani ca regulă generală pentru facturi și registru-jurnal.

Pierderea, sustragerea sau distrugerea se reconstituie potrivit reglementărilor, în cel mult 30 de zile de la constatare (art. 26). La forță majoră, termenul este de 90 de zile de la constatarea încetării ei. Ambele termene sunt în zile, iar textul nu le numește lucrătoare. O arhivă ținută doar la contabil, fără copie la societate, te lasă descoperit dacă încetează contractul: art. 25 pune arhiva la persoanele prevăzute la art. 1, adică la SRL, nu la dosarul personal al prestatorului. Contractul cu membrul CECCAR trebuie să spună cum primești registrele și documentele la încetare.

Statele de salarii de 50 de ani explică de ce Declarația 112 nu este doar un fișier lunar. Statul de plată care stă la baza contribuțiilor se arhivează jumătate de secol. Dacă nu ai salariați și nici mandat care să producă un stat, nu inventa un dosar de salarii ca să „arăți activitate”. Inventarul de personal gol se păstrează ca atare. Reconstituirea din art. 26 nu înlocuiește depunerea la termen a situațiilor financiare.

Art. 36 alin. (1) lit. a), în forma OUG nr. 138/2024 (Monitorul Oficial nr. 1222 din 5 decembrie 2024), cere societăților reglementate de Legea nr. 31/1990 să depună un exemplar al situațiilor financiare anuale la organul fiscal competent până la 31 mai inclusiv al exercițiului următor. Celelalte persoane juridice, lit. b), au 30 aprilie. Un SRL este lit. a), nu lit. b). Dacă data cade într-o zi nelucrătoare, ultima zi este prima zi lucrătoare următoare (alin. (1^1)). 31 mai 2026 a fost duminică, deci termenul pentru situațiile anului 2025 a fost luni 1 iunie 2026. La 12 octombrie 2026 termenul acela este închis. Următorul 31 mai care privește un exercițiu calendaristic întreg, anul 2026, este luni 31 mai 2027 și nu se mută.

Pentru SRL-ul înființat luni 12 octombrie 2026, pe an calendaristic, primul set acoperă 12 octombrie–31 decembrie 2026 și se depune până luni 31 mai 2027. Începând cu exercițiul financiar 2025, OUG nr. 138/2024 cere depunerea numai în format electronic, după specificațiile de pe portalul ANAF. Nu se mai depune un exemplar pe hârtie „ca să fii sigur”. Situațiile se semnează de administrator și de persoana care conduce contabilitatea. Cifrele din bilanț nu sunt impozitul. Cota de 1% și Declarația 100 stau în ghidul micro. Cota de 16% și Declarația 101 stau în ghidul de impozit pe profit. Bilanțul nu înlocuiește niciuna dintre ele.

Dacă ai ales un exercițiu diferit de anul calendaristic, art. 36 alin. (1^2) mută depunerea la 150 de zile calendaristice de la încheierea acelui exercițiu, calculate din ziua următoare datei la care se referă situațiile. Lit. b) de la art. 36, care nu ești, are 120 de zile în aceeași situație (alin. (1^3)). Nu amesteca 150 de zile cu cele 15 zile lucrătoare din amenda de întârziere. Nedepunerea repetată și situațiile cu date eronate au propriile puncte din art. 41 (pct. 7, date eronate, amendă 30.000–40.000 lei la art. 42 alin. (1) lit. n)). Înainte de a depune, confrunți balanța cu extrasele de cont. Contul bancar obligatoriu și riscul de inactivitate fiscală sunt în ghidul de cont bancar, nu în acest termen de 31 mai.

Parcurge pașii în prima lună după certificat. Cifrele sunt cele în vigoare luni 12 octombrie 2026. Termenul de 31 mai 2026, mutat la 1 iunie pentru că a căzut duminică, este deja închis.

Tavoris pregătește dosarul de înființare SRL la ONRC, din actul de identitate și contractul de sediu. Nu angajează contabilul-șef, nu încheie contractul cu membrul CECCAR, nu înregistrează operațiunile, nu semnează situațiile financiare și nu le depune la ANAF.

După certificat, vectorul fiscal și contul bancar sunt în ghidul de după înființare și în ghidul de cont bancar. Acest articol acoperă doar obligația de partidă dublă, cine are voie să conducă evidența, amenzile din art. 42 și termenul de 31 mai.

Ghid informativ la 12 octombrie 2026. Temeiuri: Legea contabilității nr. 82/1991, art. 1, art. 5, art. 6, art. 10, art. 25, art. 26, art. 27, art. 36, art. 41 și art. 42; OUG nr. 115/2023 pentru benzile de amendă; OUG nr. 138/2024 pentru termenul de 31 mai, mutarea din zi nelucrătoare și depunerea electronică începând cu exercițiul 2025; OMFP nr. 1.802/2014 pentru reglementările contabile ale societăților. La această dată nu am identificat un act ulterior care să schimbe art. 10 sau plafoanele din art. 42. Verifică legislatie.just.ro, ANAF și tabloul CECCAR. Nu constituie sfat contabil sau juridic.