Casă de marcat SRL în 2026: AMEF din prima zi, NUI/C801, amenzi 10.000–20.000 lei și QR până pe 1 noiembrie

Blogul Tavoris acoperă deja obligația de a accepta cardul, e-Factura B2B/B2C în 5 zile lucrătoare, contul de plăți și inactivitatea ANAF și decontul precompletat P300. Căutările „casă de marcat obligatorie SRL 2026”, „excepții AMEF”, „NUI C801”, „amenzi 10.000–20.000 lei” și „cod QR bon fiscal 1 noiembrie 2026” sunt alt subiect: aparatul de marcat electronic fiscal (AMEF) din OUG nr. 28/1999, republicată. Terminalul POS nu înlocuiește AMEF; XML-ul e-Factura nu înlocuiește bonul fiscal.

Cele cinci subiecte dominante: (1) cine trebuie să folosească AMEF din prima zi, în fiecare locație, (2) excepțiile limitative din art. 2 și automata comercială doar cu card (Legea nr. 317/2024), (3) NUI prin C801 în SPV, fiscalizarea și conectarea în 2 zile lucrătoare, (4) amenzile 10.000–20.000 lei plus suspendarea activității, respectiv 8.000–10.000 lei pentru neconectare, (5) codul QR pe bon și suspendarea sancțiunilor până la 1 noiembrie 2026 (OUG nr. 68/2025). Date actualizate la 10 septembrie 2026. Până la 1 noiembrie 2026 (duminică) mai sunt 52 de zile calendaristice; prima zi lucrătoare după reluarea sancțiunilor QR este luni 2 noiembrie 2026.

Art. 1 alin. (1) din OUG nr. 28/1999, republicată, obligă operatorii economici care încasează, integral sau parțial, cu numerar, cu card de credit/debit sau cu substitute de numerar (tichete, vouchere) contravaloarea bunurilor livrate cu amănuntul sau a serviciilor prestate direct către populație să utilizeze aparate de marcat electronice fiscale. Forma juridică nu contează: un SRL, un PFA și o II în aceeași situație de încasare au aceeași obligație. Nu există plafon de cifră de afaceri și nu există perioadă de grație după certificatul ONRC.

Art. 6 spune explicit că obligația ia naștere de la data începerii activităților comerciale desfășurate în fiecare locație. Dacă deschizi o cafenea luni 14 septembrie 2026, AMEF trebuie să fie fiscalizat și folosit în acea zi, nu „când se strâng clienții” și nu după ce treci de 395.000 lei cifră de afaceri (pragul de înregistrare TVA este alt calendar). Un SRL de consultanță B2B care încasează doar prin transfer bancar, fără vânzare cu amănuntul către populație, nu cade sub art. 1 alin. (1) — dar o singură încasare cash sau card la fața locului de la o persoană fizică poate schimba calificarea; „ocazional” nu e definit în ordonanță.

Bonul fiscal rămâne documentul pe care îl emite AMEF (art. 1 alin. (2)). Legea nr. 317/2024 (Monitorul Oficial nr. 1308/23 decembrie 2024, aplicabilă de la 26 decembrie 2024) a introdus art. 1 alin. (2^1): pentru încasările cu card, nu ești obligat să imprimezi și să înmânezi bonul; îl poți tipări la cererea clientului, iar extrasul de cont ține loc de probă a achiziției (OG nr. 21/1992). Asta nu te scutește de AMEF: tranzacția trebuie înregistrată în aparat. Pentru numerar, bonul tipărit rămâne obligatoriu. Dacă refuzi emiterea și înmânarea bonului la cash, clientul are dreptul la bun sau serviciu fără plată (art. 1 alin. (10^1)), iar operatorul aparatului riscă amendă 1.000–2.000 lei (art. 11 alin. (9)). Premisa practică este SPV activ după certificat: fără SPV nu obții NUI.

Nu ești exceptat pentru că ești micro 1%, asociat unic sau „firmă mică”. Excepțiile sunt numai cele din art. 2 din OUG nr. 28/1999, listă închisă. Pentru un SRL apar des: profesii libere care nu implică o societate — deci un SRL de avocatură sau contabilitate nu se ascunde aici; instalații, reparații și întreținere la domiciliul clientului; lucrări de construcții, reparații și întreținere de locuințe; comerț prin corespondență, cu excepția livrărilor la domiciliu ale magazinelor; utilități; pachete turistice vândute de agenții; încărcare vehicule electrice încasată exclusiv cu card sau portofel electronic (OUG nr. 125/2024, Monitorul Oficial nr. 1073/25 octombrie 2024). Restul literelor (ziare, transport pe bilete, asigurări, cash & carry etc.) rămân în textul consolidat de pe legislatie.just.ro — verifică-le înainte să pretinzi exceptarea.

Pentru activitățile de la art. 2 lit. f), h), i)–l), dacă totuși încasezi numerar fără AMEF, art. 2^1 impune chitanțe. Nu e o „scăpare”: e o obligație substitutivă. Un SRL de service IT care repară laptopuri în atelier (clientul vine la tine) nu e „la domiciliul clientului” — AMEF e necesar. Un SRL de construcții pe șantierul locuinței clientului se poate încadra la lit. l), cu chitanță; verifică cu contabilul înainte să tratezi excepția ca pe o regulă de default.

Legea nr. 317/2024 a adăugat art. 3 alin. (2^3): la automate comerciale nesupravegheate care funcționează exclusiv pe plăți cu cardul, AMEF nu este obligatoriu. Dacă automatul acceptă și bancnote sau monede, AMEF rămâne obligatoriu; amenzile 8.000–10.000 lei plus suspendare pentru automatele fără AMEF (art. 10 lit. cc) și art. 11 alin. (1) lit. f)) se aplică de la 1 octombrie 2024 (OUG nr. 115/2023). Nu confunda această excepție de aparat cu excepția POS: ghidul de plăți cu cardul tratează OUG nr. 193/2002 (acceptarea mijloacelor moderne), nu OUG nr. 28/1999. Poți avea POS fără AMEF doar dacă nu ești în sfera art. 1 alin. (1); poți avea AMEF fără POS doar dacă toate încasările și plățile sunt 100% prin conturi bancare — combinație rară într-un magazin.

Înainte de prima vânzare cumperi un AMEF cu jurnal electronic (art. 3 alin. (2)) de la un distribuitor autorizat sau o unitate acreditată — lista e pe mfinante.gov.ro. Distribuitorul trebuie să instaleze aparatul nou sau să înlocuiască memoria fiscală / jurnalul electronic în maximum 72 de ore de la solicitarea ta (art. 5 alin. (5)). Fiscalizarea (activarea memoriei fiscale, antetul cu CUI și adresa locului de instalare, primul raport Z) o face tehnicianul de service autorizat, nu tu și nu Tavoris.

Numărul unic de identificare (NUI) se cere exclusiv în SPV, prin formularul C801, de la 1 martie 2022. Anexezi arhivă ZIP cu factura și dovada plății, procesul-verbal de sigilare, certificatul de garanție, actul de identitate al reprezentantului legal (copii „conform cu originalul”). Ghidul ANAF privind certificatul de atribuire a NUI prevede eliberarea în 2 zile de la depunerea cererii; în practică, generarea automată poate fi în aceeași zi dacă seria de fabricație figurează în evidența ANAF. Fără NUI, tehnicianul nu fiscalizează. După instalare se întocmește „Declarația de instalare” în patru exemplare (utilizator + tehnician); ghidul ANAF cere ca un exemplar să ajungă la organul fiscal competent a doua zi. Distribuitorul sau unitatea de service transmite F4102 (OPANAF nr. 4.156/2017) în 2 zile lucrătoare de la întocmirea sau primirea declarației de instalare.

Conectarea la sistemul informatic național de supraveghere ANAF (OPANAF nr. 435/2021, Monitorul Oficial nr. 319/30 martie 2021) este obligația ta, art. 3^1 alin. (4). Pentru AMEF achiziționate după 1 decembrie 2021, termenul este de 2 zile lucrătoare de la data instalării — sâmbăta, duminica și sărbătorile legale nu se numără. Tehnicianul trece aparatul din profil 0 (offline) în profil 1 (online) și transmite un raport Z de verificare. Dacă locația nu are rețea de comunicații, depui F4110 (declarație pe propria răspundere, anexa 2 la OPANAF 435/2021), nu „sari” conectarea. După conectare, ANAF îți poate trimite lunar în SPV mesaje despre disfuncționalități ale fișierelor (art. 2 alin. (2) din ordin). Datele AMEF alimentează și P300 din RO e-TVA: un magazin care nu emite bonuri va arăta diferențe față de e-Factura și SAF-T.

Nedotarea cu AMEF (art. 10 lit. e)) se sancționează, după Legea nr. 296/2023 (Monitorul Oficial nr. 977/27 octombrie 2023, art. 11 în vigoare de la 11 noiembrie 2023), cu amendă de la 10.000 lei la 20.000 lei, plus suspendarea activității la unitatea de vânzare până la dotare și prezentarea dovezii de plată a amenzii sau a jumătate din cuantum, plus confiscarea sumelor fără documente justificative (art. 11 alin. (1) lit. d)). Plângerea împotriva procesului-verbal nu suspendă executarea (art. 12 alin. (4)). Avertismentul ca sancțiune principală nu se aplică acestei fapte (art. 12 alin. (5)). Jumătate din minim în 15 zile, prevăzut de OG nr. 2/2001, nu e disponibil pentru OUG nr. 28/1999 (art. LVIII din Legea nr. 296/2023); rămâne doar facilitatea de 48 de ore din art. 12 alin. (3), pentru anumite litere — verifică textul procesului-verbal.

Neconectarea la serverul ANAF (art. 10 lit. ff) coroborat cu art. 3^1 alin. (4)) costă 8.000–10.000 lei (art. 11 alin. (1) lit. l)). Neemiterea bonului, bonul cu valoare inferioară sau nerespectarea registrului special la defectare (art. 10 lit. c)) se taxează în trepte, plus confiscarea sumei nejustificate: 2.000 lei (sumă ≤ 300 lei și ≤ 3% din vânzările zilei), 5.000 lei (≤ 300 lei dar > 3%), 6.000 lei (300–1.000 lei și ≤ 3%), 12.000 lei (300–1.000 lei și > 3%), 15.000 lei (> 1.000 lei și ≤ 3%), 30.000 lei (> 1.000 lei și > 3%) — art. 11 alin. (1) lit. e). Recidiva în 12 luni dublează amenda; a doua recidivă în 12 luni o triplează și suspendă activitatea 15 zile (art. 11 alin. (5)–(6)).

HoReCa (CAEN 5610 restaurante, 5630 baruri): bacșișul se evidențiază pe bon, pe nota de plată cu rubrici 0–15% sau sumă absolută, se distribuie integral salariaților și se impozitează ca venituri din alte surse, fără CASS/CAS (art. 2^3, Legea nr. 376/2022). Nerespectarea: 2.000–4.000 lei (art. 10 lit. jj) și art. 11 alin. (1) lit. a)). Livrarea la domiciliu nu obligă evidențierea bacșișului, decât dacă optezi. Codurile 5610/5630 trebuie să corespundă obiectului de activitate — vezi actualizarea CAEN Rev. 3 până pe 25 septembrie 2026 dacă firma e dinainte de 2025. Jurnalul electronic și rapoartele Z se păstrează 5 ani de la 1 iulie a anului următor exercițiului (art. 4 alin. (5) și (8)); nerespectarea arhivării: 4.000–6.000 lei (art. 10 lit. o) și art. 11 alin. (1) lit. b)).

OUG nr. 69/2024 (Monitorul Oficial nr. 582/21 iunie 2024) a introdus art. 4 alin. (2^1): data și ora emiterii, numărul de identificare al bonului și seria fiscală a AMEF se tipăresc pe bon și sub formă de cod QR. Art. 4 alin. (2) cere și CIF-ul beneficiarului, la cererea acestuia, plus numărul de identificare al bonului. Emiterea unui bon fără aceste date este contravenție (art. 10 lit. f)), sancționată cu 2.000–4.000 lei (art. 11 alin. (1) lit. h)).

Aplicarea art. 10 lit. f) și art. 11 alin. (1) lit. h) pentru fapta de a emite bonul fără CIF-ul beneficiarului, fără numărul de identificare al bonului și fără datele din art. 4 alin. (2^1) sub formă de QR este suspendată până la data de 1 noiembrie 2026, prin art. IV din OUG nr. 68/2025 (Monitorul Oficial nr. 1132/8 decembrie 2025). Suspendarea anterioară, din OUG nr. 125/2024, ținuse până la 1 septembrie 2025. Motivul repetat: ICI București trebuie să testeze modelele și să emită suplimentul de aviz tehnic, iar Ministerul Finanțelor trebuie să actualizeze normele HG nr. 479/2003. La 10 septembrie 2026, 1 noiembrie 2026 este duminică; până atunci mai sunt 52 de zile calendaristice. Nu trata suspendarea ca pe o anulare a obligației de fond: textul art. 4 alin. (2^1) rămâne în vigoare, doar contravenția specifică QR/CIF/număr bon e înghețată.

Exemplu de calendar pentru un magazin deschis luni 14 septembrie 2026: C801 + NUI în SPV în zilele 14–15 (2 zile de la cerere); fiscalizare de către tehnician; declarație de instalare marți 15 septembrie (a doua zi); F4102 de la distribuitor până joi 17 septembrie (2 zile lucrătoare: miercuri 16 + joi 17); conectare profil 1 tot în 2 zile lucrătoare de la instalare. Primul raport Z în ziua deschiderii. Dacă ești plătitor TVA, D300 pentru septembrie are termen 25 octombrie 2026, care cade duminică — verifică în calendarul ANAF mutarea la luni 26 octombrie. Bonurile continuă să poarte cota de TVA aplicabilă — standard 21% din 1 august 2025. e-Factura B2C nu dispare: dacă emiti factură către persoană fizică, XML-ul rămâne în 5 zile lucrătoare, independent de bon.

Parcurge pașii înainte de prima încasare de la populație. Datele sunt cele în vigoare la 10 septembrie 2026.

Tavoris pregătește dosarul de înființare SRL la ONRC, din actul de identitate și contractul de sediu. Nu vinde AMEF, nu depune C801, nu fiscalizează, nu transmite F4102 și nu conectează aparatul la sistemul ANAF.

După certificat, SPV, NUI și AMEF rămân ale tale, cu tehnicianul autorizat și cu contabilul. Ghidul post-înființare acoperă SPV; ghidul POS acoperă acceptarea cardului — acesta acoperă doar aparatul fiscal.

Ghid informativ la 10 septembrie 2026. OUG nr. 28/1999, HG nr. 479/2003, Legea nr. 296/2023, Legea nr. 317/2024, Legea nr. 376/2022, OUG nr. 69/2024, OUG nr. 125/2024, OUG nr. 68/2025, OPANAF nr. 435/2021 și OPANAF nr. 4.156/2017 se pot actualiza. Verifică anaf.ro, legislatie.just.ro și lista distribuitorilor autorizați pe mfinante.gov.ro. Nu constituie sfat fiscal, contabil sau juridic.