Declarația 318 pentru SRL în 2026: rambursare TVA din UE până miercuri 30 septembrie, prag 50 sau 400 euro

Blogul Tavoris acoperă deja înregistrarea ca plătitor de TVA (plafon, art. 316, D300) și Declarația 390 VIES (recapitulativa intracomunitară, termen pe 25, coduri L A T P S). Declarația 318 nu calculează TVA de plată în România și nu ajunge în VIES ca listă de parteneri. Este cererea prin care un SRL stabilit în România cere înapoi taxa pe valoarea adăugată plătită pe facturi și importuri în alt stat membru: combustibil, cazare, taxă de drum, stand la târg. Temeiul este art. 302 alin. (2) din Legea nr. 227/2015 (Codul fiscal). Procedura, formularul și instrucțiunile sunt OPANAF nr. 2.810/2016 (Monitorul Oficial nr. 844/25 octombrie 2016), cod MFP 14.13.03.02/18. Normele sunt pct. 73 din HG nr. 1/2016, care transpune Directiva 2008/9/CE și Directiva 2010/66/UE.

Cele cinci căutări pe care ghidurile existente nu le închid: (1) cine depune Declarația 318 în 2026, (2) termenul de miercuri 30 septembrie 2026, după care TVA din 2025 nu se mai cere pe acest formular, (3) pragul de 50 euro pe an calendaristic și de 400 euro pe o perioadă mai lungă de 3 luni și mai scurtă de un an, (4) de ce art. 316 este condiție de transmitere și de ce scutirea de la art. 310, inclusiv un cod doar de la art. 317, nu pleacă spre statul celălalt, (5) codurile 1–10, programul de asistență actualizat la 14 aprilie 2026 și termenul de 4 luni în care statul de rambursare răspunde. Date actualizate la 28 septembrie 2026, luni. De azi până la termen mai sunt 2 zile calendaristice. Premisa practică rămâne un cod de TVA valabil în 2025 și SPV-ul deschis după certificat: fără semnătură electronică nu trimiți cererea.

D318 se depune de persoana impozabilă stabilită în România, pentru TVA aferentă importurilor și achizițiilor de bunuri sau servicii făcute în alt stat membru. Cererea nu se trimite direct fiscului din Germania, Italia sau Austria. O înaintezi electronic organului fiscal din România, prin portalul ANAF, iar România o transmite mai departe doar dacă trece verificarea. Pct. 73 alin. (2) spune că dreptul la rambursare se judecă după legea statului de rambursare. Pct. 73 alin. (3) adaugă un filtru românesc: trebuie să faci în România operațiuni care dau drept de deducere. Dacă ai și operațiuni fără drept de deducere, statul celălalt poate restitui doar partea care corespunde pro-ratei.

Nu este D390. D390 declară livrări, achiziții și prestări intracomunitare, lunar, și nu îți varsă în cont TVA-ul de pe o factură de hotel din Berlin. Nu este D300: TVA-ul străin nu se trece ca taxă deductibilă în decontul din România și nu se „anulează” cu cota de 21% de la 1 august 2025 (Legea nr. 141/2025). Nu este e-Factura: XML-ul din SPV acoperă facturile românești, nu înlocuiește cererea către statul în care ai plătit taxa. O firmă neînregistrată în scopuri de TVA în România, sub scutirea pentru întreprinderi mici, nu folosește acest canal — detaliat la punctul 4.

Pe formular există un singur stat membru. Germania și Franța înseamnă două cereri, două monede, două limbi. Procedura din anexa la OPANAF nr. 2.810/2016 cere ca informațiile să fie în limba stabilită de statul de rambursare, nu automat în română. Prefixul ISO intră pe factură; Grecia folosește EL, nu GR. Completezi IBAN și BIC, descrierea activității și, pentru fiecare factură sau document de import, baza, TVA-ul și TVA-ul deductibil în moneda acelui stat.

Pct. 73 alin. (11) și procedura OPANAF nr. 2.810/2016 fixează depunerea cel târziu la 30 septembrie a anului calendaristic care urmează perioadei de rambursare. Pentru operațiunile din 2025, data este miercuri 30 septembrie 2026. Ziua este lucrătoare, deci termenul nu se mută. După această dată, dreptul de a cere prin D318 taxa anului 2025 se pierde. Nu există o rectificativă în octombrie care să adauge facturi uitate din 2025. Operațiunile din 2026 au termenul lor: 30 septembrie 2027. De luni 28 septembrie 2026 mai sunt 2 zile calendaristice.

Aceeași miercuri este și termenul Declarației 394 pentru august și al D406 pentru august. Sunt alte formulare, lunare sau pe perioada fiscală de TVA, depuse și când ai activitate doar în România. D318 pentru 2025 este o cerere anuală, pe stat membru, și nu se „bifează” odată cu D394. Tot pe 30 septembrie 2026 expiră suspendarea e-TVA pentru firmele cu TVA la încasare — regulă din ghidul e-TVA, nu o rambursare de taxă străină. În aceeași zi se plătește și rata a doua la impozitul pe clădiri, pe teren și pe mijloacele de transport (art. 462 din Codul fiscal, rate la 31 martie și 30 septembrie). Întârzierea la bugetul local aduce majorare de întârziere, nu dobânda de 0,02% pe zi de la art. 174 din Codul de procedură fiscală, și nu se achită prin formularul 318.

Perioada de rambursare este de cel mult un an calendaristic și de cel puțin 3 luni. O perioadă mai scurtă de 3 luni este permisă doar dacă este restul rămas până la sfârșitul anului (pct. 73 alin. (12)). Poți include și facturi neacoperite de cereri anterioare, dacă operațiunile s-au încheiat în anul respectiv (alin. (10)). Asta nu se face bifând „cerere rectificativă”. Rectificativa, în anexa la ordin, corectează facturi deja înscrise, cu numărul de referință al cererii inițiale, și nu are voie să conțină facturi noi. Factura uitată din 2025 intră într-o cerere inițială, tot până miercuri 30 septembrie 2026.

Pragul se aplică cuantumului de TVA pentru care ceri rambursarea, nu cifrei de afaceri și nu bazei de pe factură. Pct. 73 alin. (14): dacă cererea acoperă un an calendaristic sau perioada rămasă din an, TVA-ul nu poate fi mai mic de 50 euro sau de echivalentul în moneda statului de rambursare. Alin. (13): dacă perioada este mai mică de un an, dar mai mare de 3 luni, pragul este 400 euro sau echivalentul în moneda acelui stat. Cursul BNR de la 1 ianuarie 2010, folosit la pct. 72 pentru cererile străinilor către România, nu transformă aceste 50 și 400 euro în lei pe D318-ul tău. Tu ești solicitantul, nu statul de rambursare.

Exemplu la 28 septembrie 2026, pentru un SRL cu cod art. 316 valabil tot anul 2025. TVA pe combustibil în Germania, tot anul: 190 euro. Cerere anuală: 190 este peste 50, pragul trece. Aceeași sumă pusă doar pe ianuarie–septembrie (9 luni, deci peste 3 luni și sub un an): 190 este sub 400, cererea pică la prag. TVA pe combustibil în Austria, tot anul: 40 euro. Sub 50, cererea anuală nu pleacă. TVA pe un stand de târg în Italia: 440 euro, la o bază de 2.000 euro. Cererea anuală trece pragul de 50. Trei state, trei formulare. Nu aduni 190 + 40 + 440 ca să „salvezi” Austria.

Copiile de factură sunt alt prag și privesc baza, nu TVA-ul. Directiva 2008/9/CE cere copie electronică când baza de pe factură sau de pe documentul de import este de cel puțin 1.000 euro, iar la combustibil de cel puțin 250 euro. Statul de rambursare aplică propria transpunere. În oglindă, când România primește cererea unui străin, pct. 72 alin. (11) convertește aceste plafoane la cursul BNR valabil la 1 ianuarie 2010. Pe exemplul italian, baza de 2.000 euro depășește 1.000 euro, deci atașezi copia. O factură de combustibil cu bază de 200 euro stă sub 250 euro și, la depunere, copia nu este obligatorie din acest text. Dacă statul are îndoieli, poate cere documentul și ulterior; în oglinda românească, plafoanele nu mai contează când există îndoieli întemeiate (pct. 72 alin. (22)).

Pct. 73 alin. (15) obligă ANAF să nu înainteze cererea dacă, în perioada de rambursare, solicitantul nu este persoană impozabilă în sensul TVA, face numai operațiuni scutite fără drept de deducere (art. 292 din Codul fiscal) sau beneficiază de scutirea pentru întreprinderi mici de la art. 310. Decizia se comunică electronic (alin. (16)). Separat, punctul 4 din procedura OPANAF nr. 2.810/2016 verifică în aplicație două lucruri: că ai fost înregistrat în scopuri de TVA potrivit art. 316 în perioada înscrisă în cerere și că facturile din listă sunt emise în intervalul de valabilitate al codului. Dacă una dintre condiții lipsește, cererea nu pleacă spre statul membru și nu primești număr de referință.

Un SRL doar cu scutirea de la art. 310 — sub plafonul de înregistrare din ghidul TVA, fără cod art. 316 — nu recuperează prin D318 hotelul sau motorina din UE. Taxa rămâne în cost. Codul special de la art. 317, cel folosit la D390 și la decontul special D301, nu este înregistrarea de la art. 316 pe care o caută ordinul. Actualizarea softului din 14 aprilie 2026 nu schimbă, în textul pe care l-am putut verifica, acest test. Dacă te-ai înregistrat la art. 316 la 1 iulie 2025, facturile din ianuarie–iunie 2025 stau în afara valabilității codului și nu se transmit, chiar dacă anul calendaristic este 2025.

Filtrul de deducere este dublu. Statul de rambursare aplică propriile restricții: cateringul (cod 7) și divertismentul (cod 9) sunt respinse des, chiar dacă ai trecut suma în contabilitatea românească. Tu trebuie, în plus, să ai drept de deducere în România. Pro-rata se înscrie pe cerere. Dacă pro-rata definitivă diferă după ce ai depus, rectifici suma. Dacă în anul calendaristic următor mai depui o D318, ajustezi prin acea cerere. Dacă nu mai depui nicio D318 în acel an, folosești formularul 319, „Declarație de ajustare a pro-ratei”, cod MFP 14.13.03.02/19, tot din OPANAF nr. 2.810/2016. Contestația împotriva refuzului statului străin se face la autoritatea din acel stat, în forma și termenul lui (pct. 73 alin. (17)), nu printr-un mesaj în SPV către ANAF.

Natura bunurilor și serviciilor se codifică după pct. 72 alin. (9), la care trimite pct. 73 alin. (7): 1 combustibil; 2 închiriere de mijloace de transport; 3 cheltuieli legate de mijloace de transport, altele decât codurile 1 și 2; 4 taxe rutiere și taxa de utilizare a drumurilor; 5 cheltuieli de deplasare, de exemplu taxi sau transport public; 6 cazare; 7 catering și restaurant; 8 acces la târguri și expoziții; 9 produse de lux, divertisment și spectacole; 10 altele, cu descriere obligatorie. Formularul are și sub-cod. La codurile 1 și 3, norma de oglindă cere informații suplimentare codificate, pentru restricțiile de deducere. Cota de pe factură este cea a statului de rambursare. Nu o înlocuiești cu 21% și nu o deduci în D300.

Pe pagina ANAF a formularului 318, la 28 septembrie 2026, programul PDF (soft A) și anexa de validări sunt actualizate la 14 aprilie 2026. Softul J este actualizat la 24 aprilie 2025. Schema XSD listată este din 7 noiembrie 2017. Descarci versiunea de pe anaf.ro, validezi, semnezi electronic și trimiți. Ghidul PDF din 2017 descrie traseul „Autentificare Certificat”; etichetele s-au putut schimba, deci confirmă ecranul curent la rambursarea TVA din UE. Confirmarea de primire pleacă de îndată (pct. 73 alin. (11)). Numărul de referință apare doar dacă verificarea de la art. 316 a reușit și cererea a fost înaintată (punctul 4.3 din procedură). Îl treci pe documentele ulterioare.

Cele 4 luni nu curg de la click-ul din România. Directiva 2008/9/CE dă statului de rambursare 4 luni de la data la care primește cererea ca să aprobe sau să respingă. Dacă cere informații suplimentare, ai o lună să răspunzi, iar decizia poate ajunge la 6 luni de la primire; la o a doua rundă de informații, plafonul din directivă este 8 luni. Plata, în aceeași directivă, se face în cel mult 10 zile lucrătoare de la expirarea termenului de decizie. Pct. 72 alin. (21), (24) și (25) repetă aceeași structură când România este statul care plătește un solicitant străin. Pentru D318, plătește statul celălalt, după transpunerea lui. Lipsa unui răspuns nu înseamnă aprobare tacită în toate statele: pct. 73 alin. (17) spune că, acolo unde legea locală nu prevede o procedură, tăcerea în termenele directivei este echivalentă respingerii. Dobânda pentru întârzierea plății, când există, o datorează statul de rambursare, nu ANAF, și nu înlocuiește depunerea de miercuri.

Lista de mai jos este pentru operațiunile anului 2025, verificată la 28 septembrie 2026. Nu înlocuiește lista de preferințe a statelor membre publicată de ANAF și nu stabilește cota de pe factura străină.

Tavoris pregătește dosarul de înființare SRL la ONRC, din actul de identitate și contractul de sediu. Nu obține codul de TVA de la art. 316, nu descarcă softul formularului 318, nu semnează cererea și nu urmărește răspunsul din Germania sau Italia. După înmatriculare, înregistrarea în scopuri de TVA, vectorul fiscal și rambursarea din UE stau în SPV, la tine și la contabil.

Dacă firma încă nu există, cererea pentru 2025 nu are cui să se atașeze: fără cod art. 316 valabil în perioada facturilor, ANAF nu înaintează D318. Ghidul de după înființare acoperă SPV-ul și contul. e-Factura rămâne obligația pe facturile românești, în 5 zile lucrătoare, și nu recuperează taxa plătită în alt stat membru.

Text informativ la 28 septembrie 2026, nu consultanță juridică sau fiscală. Actele principale: art. 302 alin. (2) și art. 310, 316 și 292 din Legea nr. 227/2015, pct. 72 și 73 din normele aprobate prin HG nr. 1/2016, OPANAF nr. 2.810/2016, Directivele 2008/9/CE și 2010/66/UE. Programul de asistență citat este cel afișat pe anaf.ro la 28 septembrie 2026 (soft A și anexa de validări din 14 aprilie 2026). Ghidul PDF al ANAF despre formular este din 2017; unde traseul de click diferă, urmează pagina curentă a instituției. Cotele de TVA din exemple sunt ilustrative pe baza facturii, nu o cotă pe care o stabilește acest articol. Verifică anaf.ro și lista de preferințe a statului membru înainte de trimitere.